1. Juli 2021

Büro, Homeoffice, Homeoffice, Büro – Wohin denn jetzt!?

Am 1. Juli ist es vorbei mit der Homeoffice-Pflicht für Unternehmen. Sitzen jetzt plötzlich wieder alle an ihrem „alten“ angestammten Arbeitsplatz im Büro? Obwohl der Start für viele Unternehmen und auch die Mitarbeitenden einem Sprung ins kalte Wasser glich, wollen viele das Homeoffice nicht zwingend wieder aufgeben. Arbeitnehmer schätzen die Flexibilität im Arbeitsalltag. Wie können Unternehmen den veränderten Ansprüchen nachkommen? Wir sprachen mit Olaf Bremer, Geschäftsführer vom vitra. by storeR.

Die Menschen sind, wie wir mit Blick auf die „Zurück-ins-Büro“-Debatte wieder feststellen, Gewohnheitstiere. Auch wenn zu Beginn alles sehr schnell ging, haben sich Mitarbeitende nun doch an Homeoffice gewöhnt und möchten die Flexibilität nicht mehr missen. Wie schätzen Sie die Gemütslage unter Arbeitnehmern und -gebern ein?

Arbeitnehmer wünschen sich schon seit Jahren und nicht erst mit der Pandemie flexiblere Arbeitsmodelle. Vielleicht ist es ganz gut, dass Mitarbeitende jetzt, nachdem sich jeder mal auf der Spielwiese austoben durfte, konkretere Vorstellungen formulieren. Homeoffice, mobiles Arbeiten oder zumindest variable Gestaltungsmöglichkeiten - Kolleginnen und Kollegen haben gelernt, wie angenehm flexible Arbeit ist. Wir sprechen also von einem Nachfrageboom, dem viele Unternehmen noch nicht gewachsen sind oder sein wollen. Denn die andere Seite der Medaille sieht so aus: teamübergreifende Prozesse, lebendige Unternehmenskultur, sozialer Zusammenhalt, gemeinsames kreatives Arbeiten finden im Headquarter statt. Neben dem reinen Wissenstransfer gelingen diese wichtigen Aspekte am Bildschirm deutlich schwerer. Deshalb wünschen sich vor allem Unternehmen, dass Mitarbeitende auf schnellstem Weg in vertraute Bürostrukturen zurückkehren. Firmen sind gut beraten, diese Entwicklungen ernst zu nehmen und an konkreten Lösungen zu arbeiten. Denn unabhängig von persönlichen Wünschen und der Entwicklungen des vergangenen Jahres: der flexible Arbeitsplatz wandert nicht nur weit oben auf die Forderungsliste talentierter Mitarbeitender, sondern auch der passenden Bewerberinnen und Bewerber, die insbesondere für den deutschen Mittelstand hart umkämpft sind.

Man merkt schon: Das Wunschkonzert seitens Mitarbeitenden und Arbeitgeber ist laut. Klingt komplex und herausfordernd, was da auf Unternehmen zukommt. Worauf kann sich der Mittelstand einstellen?

Die großen Tech-Konzerne ordern die Mitarbeitenden zurück ins Büro. Was sich Apple, Google und Co. leisten können, funktioniert im deutschen Mittelstand leider nicht so einfach. Wie schon erwähnt, lassen rar gewordene Fachkräfte mit sich verhandeln. Das Argument einer üppigen Gehaltserhöhung oder verlockendem Gestaltungsfreiraum wie bei DAX-Konzernen oder Start-ups mit Sitz in Deutschlands Metropolen kann die Mehrheit von Mittelständlern nicht bringen. Die Besten kündigen und was bleibt, sind unzufriedene Mitarbeitende. Die Rückkehr ins Büro, nach der sich so viele zu Beginn der Pandemie sehnten, entpuppt sich für Mittelständler also potenziell als besonders unangenehm und teuer. Aber wie bei allem besteht neben dem Risiko, in der Schlacht um starke, digital versierte Fachkräfte zu versagen auch die Chance, das Ruder zu übernehmen.

Chancen, die ein Unternehmer auch sehen und ergreifen muss. Wie genau stellt ein Unternehmen seine Mitarbeitenden heute zufrieden?

Die einen wollen überhaupt nicht mehr zurück ins Büro, die anderen nur montags und am Donnerstag bis Mittag und es gibt noch diejenigen, die vom Strandkorb aus arbeiten wollen - da muss ein Konzept her, das möglichst passgenau auf die Bedürfnisse der Beteiligten zugeschnitten ist. Ich bin fest davon überzeugt, dass sich für jedes Unternehmen das erklärte Ziel erreichen lässt, den nötigen Freiraum zu gewähren. Aufgabe für einen Arbeitgeber ist es dann, bestehende Strukturen und Vorstellungen an den richtigen Stellen zu hinterfragen und zu verbinden. Allein wie das Büro in der Unternehmenszentrale gestaltet ist, hat ganz viel mit agiler Arbeitsweise zu tun. Ich habe kein Patentrezept. Nach mittlerweile über 20 Jahren New Work Erfahrung wissen wir aber, dass für jedes Unternehmen eine eigene Lösung existiert. Und die finden wir gemeinsam. Dafür muss ein Projektleiter, der Geschäftsführer oder ein ganzes Team definitiv Zeit investieren. Die freiwillige Rückkehr in das Büro erzielen Arbeitgeber auch dadurch, dass Mitarbeitende sich einbringen und die Arbeitsweise frei gestalten dürfen. Nur ein durchdachtes Gesamtkonzept funktioniert.

Individuelle Lösung, okay. Aber viele Köche verderben doch bekanntlich den Brei. Wenn sich für das „Jedermann“ glücklich stimmende Kombipaket jeder Mitarbeitende einbringt - kann das überhaupt klappen?

Es gibt tatsächlich schon Referenzen, die das „Beste aus beiden Welten“ vereinen. Bei Flaconi zum Beispiel entscheiden Kolleginnen und Kollegen im Berliner Hauptquartier in Zukunft frei, ob er oder sie Bürohengst bleibt oder eben nicht. Kern des Konzeptes sieht vor, dass Mitarbeitende eine von zwei Kategorien für die eigene Arbeitsorganisation auswählen. Als „Settler“ – oder Siedler – behält das Teammitglied einen festen Arbeitsplatz im Büro. Was bisher in vielen Büros üblich ist, bleibt auch hier bestehen. Die Settler nutzen diesen Arbeitsplatz möglichst viel, verbringen die meiste Zeit vor Ort und können einen Tag in der Woche flexibel arbeiten. Flaconi räumt den sogenannten Travellern, der zweiten Kategorie, hingegen mehr Flexibilität ein. Bis zu drei Tage in der Woche arbeiten die Reisenden mobil. Flaconi stattet das Heimbüro aus, bestehend aus externem Monitor und Bürostuhl. Im Gegenzug kommen sie im Büro mit einem Flexdesk aus, haben also keinen festen Arbeitsplatz.

Heißt das: „Wer Homeoffice will, kriegt Homeoffice“ und das bedingungslos?

Nein, und es heißt auch nicht, dass das die eine Lösung für alle sein muss. Auch Flaconi hat begriffen, wie wichtig der Austausch im Büro ist und deshalb müssen an zwei Tagen pro Woche bei dem Berliner Unternehmen weiterhin alle ins Büro kommen, damit der Zusammenhalt untereinander klappt.

Was braucht es konkret, damit auch andere Unternehmen – wie Flaconi - diesen Wandel schaffen?

Naja, wer sich jetzt nicht der Debatte entzieht und sich Gedanken macht, wie sich die eigene Firma neu formiert, fährt richtig. Teils in der Zentrale, teils im Homeoffice, wir sind uns sicher, in fünf bis zehn Jahren zählt Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes zum neuen Normal. Alle Arbeitgeber sollten schon jetzt aktiv und lösungsorientiert planen. Und da kommen wir ins Spiel. Wir beraten, planen, lassen unsere Erfahrungen einfließen und schmieden zusammen den individuellen Schlachtplan, der die viel umworbene Flexibilität ermöglicht. Als neutraler Partner beleuchten wir die Facetten einer funktionierenden Arbeitsatmosphäre mit den unterschiedlichen Bedürfnissen, ob am Unternehmensstandort oder im Homeoffice. Wir hinterfragen, wie die crossfunktionale Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und Mitarbeitenden im Büro stattfindet. Das Teamgefüge und Absprachen untereinander rücken wir in den Fokus. Wir planen die Räume passend zu den Strukturen und Prozessen eines Unternehmens und nach New Work-Standard. Für jegliche Vor-Ort-Veranstaltung soll das Hauptquartier die passende Anlaufstelle sein. Wir schaffen den nötigen Begegnungsraum in der Unternehmenszentrale, wo sich Beschäftige im Büro, Aufenthaltsraum und Coworking-Space gerne treffen.

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